农大党字〔2013〕52号
（2013年12月13日印发）
第一条 为进一步做好群众来信来访办理工作，规范工作程序，健全工作机制，改进工作作风，解决合理诉求，维护群众权益，教育和引导广大干部职工牢固树立“信访工作无小事，人人都是信访员”的工作理念，根据国务院《信访条例》，山西省委、山西省人民政府信访局《关于印发<山西省加强群众来信办理工作的意见>的通知》及山西省教育厅等有关文件精神，结合我校实际，特制定本规定。
第二条 来信来访是指学校教职工、学生以及学生家长、与学校有关的单位和人员采用书信、电子邮件、电话、传真、走访等形式，向学校反映情况，提出意见、建议和要求，按照有关规定和政策应由学校及有关部门、单位处理的活动。
第三条 坚持分级负责、归口办理的工作原则。学校成立信访工作领导组，由主要领导任组长，负责对全校的信访工作进行研究、指导和协调。领导组下设办公室，校纪委书记任办公室主任，党委办公室主任、纪委副书记(监察室主任)、校长办公室主任任副主任。党委办公室主要受理群众对党员、党组织的思想、作风和执行纪律问题的来信、来电和来访（包括校园网书记信箱中的来信）；纪委办公室主要受理检举揭发学校科级以上干部的来信来访；校长办公室主要受理群众其他各种类型的来信、来电和来访（包括校园网校长信箱中的来信）。各部门负责处理自己职能范围内的相关信访问题，部门主要负责人为第一责任人。各院（部）党委（总支）书记、院长（主任）为第一责任人，按职能分工分别负责接待和处理涉及本单位的有关信访问题。对应受理的群众信访采取推诿态度，或处理信访问题不力、不当、延误处理时机而引发重大信访事件的相关人员，要予以责任追究。
第四条 加强信访源头控制。学校各项工作要坚持科学、民主、依法决策，凡涉及师生员工切身利益的规章制度，要广泛征求师生员工意见，在落实过程中要严肃认真，做好政策的宣传工作。积极推进党务公开、校务公开和信息公开，规范办事行为，最大限度地消除师生员工对学校管理制度、规定的疑惑。坚持校领导联系学院制度，每学期要有针对性地听课2-4次，与普通教师座谈1次。校领导和分管职能处室，每学期要围绕本职工作至少开展一次专题调研，并形成推动工作的具体措施。各学院领导每学期要深入学生宿舍、班级2次以上，了解学生思想动态，帮助解决存在问题；各学院由党委副书记牵头，在班级设立学生信息员，关注特殊学生情况，反映学生思想动态，搭建学生和学校直接沟通的桥梁。
第五条 做好事前排查化解工作。领导干部要通过多种渠道，收集师生员工的意见和建议，对涉及可能引发大规模集体上访和群体性事件的苗头性、倾向性信息，做到早发现、早化解、早控制，增强工作的预见性和主动性，确保矛盾纠纷早处理、不积累、不上交。原则上每学期集中排查一次，对集中排查出的问题，由学校信访工作领导组办公室，责成相关部门、单位提出矛盾纠纷化解建议，严格落实化解责任，限期妥善解决。要落实好校领导及职能部门接待日制度和书记、校长邮箱管理制度，及时处理师生员工反映的信访事项；进一步完善各部门、各单位领导邮箱来信管理制度，安排专人受理，畅通网络信访渠道，切实把矛盾化解在萌芽状态；接待日活动和领导信箱来信，要做好登记工作，登记内容参照第七条相关要求执行。
第六条 坚持首问接访制。来访人员进入办公室后问到的第一位工作人员或来电接听者为第一责任人。属于第一责任人工作范畴的事情，能处理的立即处理，能解释的耐心解释，解释不了或不能处理的要及时请示或转呈本部门、本单位有关领导处理。属于办公室其他人员或其它部门、单位工作范畴的事情，第一责任人应热情给予解释和引见。对于自己不熟悉或情况复杂、需要多个部门协调解决的事项，第一责任人应在上报本部门、本单位主要领导同意后，按“归口管理”的原则，转呈党委办公室或纪委办公室、校长办公室处理。党委办公室或纪委办公室、校长办公室接到转呈事项后，能处理、能解释的立即进行处理或解释，重要和复杂事项应立即报学校信访工作领导组办公室主任批阅。
第七条 推进接访工作程序化。学校信访工作领导组办公室、负责处理或牵头处理信访事项的责任部门或单位，全校各部门、各单位，都要对重要来电和重要来访人员进行登记。登记内容包括接访时间、地点（电话）以及对方姓名、单位、联系方式、事由，接待（接电话）人员姓名、处理过程及结果。责任单位和责任人对自己负责处理的事情，要及时进行回访；对需要较长时间才能解决或处理完的事情，要做到多过问、多交流、多沟通，直至事情全部完结。
第八条 落实限时办结制。对学校信访工作领导组办公室转交办理的信访事项，承办部门、单位必须在规定时间内，向转办单位和信访人（匿名反映除外）作出答复，重要事项出具有单位签章的书面答复意见。对紧急来信来访事项，根据紧急程度，采取特殊方式、办法，急事急办。对一般来信来访要认真登记，于7日内办结。对重大来信来访事项，自受理之日起30日内办结。逾期不能办理的需说明情况，经请示后适当延长办理期限。
第九条 加强组织协调工作。校领导要指导、协调自己分管工作范围所发生信访问题的处理工作。对于依靠单个部门、单位难以解决的信访事项，由信访事项主要负责部门、单位牵头，多方配合、齐抓共管。信访反映人所在单位，有责任协助与信访问题相关的责任单位，做好信访反映人的疏导工作，使信访问题得到妥善解决；对不依法上访，缠访、闹访、又不听劝告的信访人，要进行批评教育。对借上访之名，扰乱正常办公秩序、妨碍公共安全的行为，学校保卫处应立即到场维持秩序，做好取证工作；对经劝阻、批评和教育无效者，依法依纪将信访人及时带离现场，进行训诫；对违反《中华人民共和国治安管理处罚法》的，及时上报公安机关。构成犯罪的，依法追究相应法律责任。
第十条 加大督查督办力度。按“谁交办、谁督办”的原则，通过电话、发督办卡、约谈、下访等方式进行。信访工作领导组办公室对领导批示、转交有关部门、单位办理的信访事项要及时进行督查督办，确保领导批示得到贯彻落实，信访问题得到妥善解决。对重大、疑难信访事项和信访积案，由学校信访工作领导组组长签署意见，责成专人负责处理，责任人要全过程负责所包事项的调查、处理和结案。
第十一条 定期统计分析有关情况。要定期统计受理来信来访基本数据，对来信来访目的、内容和反映突出的问题，投诉较多的部门和单位，要进行分析。信访工作领导组办公室要根据工作实际不定期写出总结分析报告，学校信访工作领导组要定期分析研判，积极探索提高初信初访办结率，降低重复信访、越级信访和群体信访比率的有效途径和方法，不断提高信访办理的质量。
第十二条 严格遵守保密规定。未经批准，不准擅自将有关信件和公文带出部门和单位；不得将领导批示、办信办文、来信统计数据、来信内容等有关情况向无关人员透露或传播。严禁将检举、揭发材料及有关情况透露或者转给被检举、揭发的人员或者单位。办信工作人员与信访人或来信事项有直接利害关系的，应当回避。严格按照《档案管理规定》，做好办信档案的收集、整理、装订和编号登记工作，以便调阅查询。
第十三条 加强信访工作队伍建设和管理。组织信访工作人员学习相关法律法规，加强培训，不断提高办理来信来访工作人员应对、处理复杂局面的能力和艺术，培养和锻炼一支政治坚定、办事公道、作风优良、工作经验丰富的干部队伍。加强人文关怀，保障信访工作人员的合法权益，切实关心信访干部身心健康。
第十四条 学校信访工作领导组办公室，要对各部门、各单位落实本规定相关内容情况进检查，做好督促、协调和检查结果的通报工作，做好重大信访案件资料归档的督促工作。
第十五条 本规定自2013年12月13日起实施，由学校信访工作领导组办公室负责解释。
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